7 Tipps für das perfekte Meeting

Warst Du schon mal in einem so richtig langweiligen Meeting?

 

Bestimmt, denn Meetings sind in Unternehmen eine sehr beliebte Kommunikationsform, um das Team mit Informationen zu versorgen. Eigentlich ist es ja ganz einfach: ein Raum, ein paar Stühle, jemand der das Meeting hält und ein paar Leute, die dabei sind. Doch es gibt einige wesentliche Dinge zu beachten, damit das Meeting wirklich erfolgreich wird und niemand mit dem Gefühl raus geht, er hätte seine Zeit verschwendet.

Da man immer noch irgendetwas optimieren kann, teilen wir in diesem Artikel unsere Top-Tipps für ein erfolgreiches Meeting mit Dir.

1. Rahmen

Wann findet Dein Meeting statt und wo? Wer wird bei dem Meeting dabei sein? Um welche Art Meeting handelt es sich? Sollen die Kollegen nur über etwas informiert werden, oder selbständig irgendetwas erarbeiten? Wer teilt Themen mit der Gruppe? Ganz schön viele Fragen, die sich bei der Planung eines Meetings stellen. Glücklicherweise sind die meisten Meetings wöchentlich und so ritualisiert, dass die meisten Fragen davon schnell beantwortet sind.

2. Inhalt

Der konkrete Inhalt wechselt selbst bei wiederkehrenden Meetings häufig, weshalb eine Planung des Inhalts von Deiner Seite unerlässlich ist. Welche Punkte stehen diese Woche auf der Agenda? Was ist wichtig für die Kollegen zu wissen? Welche Informationen brauchst Du vom Team?

3. Ergebnis

Mach Dir bereits in der Vorbereitung des Meetings das Ergebnis klar. Was willst Du mit Deinem Meeting erreichen? Wie sollen deine Kollegen aus dem Meeting gehen? Was soll nach dem Meeting umgesetzt werden?

4. Zeit

Die meisten Meetings haben eine zeitliche Beschränkung. Kommuniziere die Dauer vor dem Meeting, damit sich Deine Kollegen in ihrer Tagesplanung darauf einstellen können und halte Dich auch bestmöglich an die vorgegebene Dauer. Setze das Meeting lieber etwas länger an als zu kurz, damit Du nicht unter Zeitdruck gerätst und alle Punkte schaffst. Du kennst Dein Team am besten und weißt, bei welchen Themen es zu einer intensiveren Diskussion kommen kann – plane diese Zeit mit ein.

5. Technik und Material

Stelle sicher, dass die für das Meeting benötigte Technik (wie zum Beispiel Laptop oder Beamer) im Meetingraum und funktionsfähig sind. Lassen sich alle Tabellen und Powerpoints öffnen? Funktionieren die Lautsprecher? Ist ausreichend Flipchartpapier da und funktionieren die Stifte? Wenn Du ein neues Produkt oder Material vorstellst, stelle sicher, dass Du ein Muster mit in das Meeting bringst, damit Deine Kollegen einen konkreten Eindruck davon bekommen.

6. Zustand

Dein Zustand entscheidet wesentlich über Erfolg und Misserfolg des Meetings. Bist Du gut gelaunt und motiviert, oder versinkst Du in Deinem Stuhl? Bring Dich vorher also unbedingt in einen guten Zustand, Dein Team merkt sofort, wenn Du eigentlich keine Lust auf das Meeting hast.

7. Umfeld

Sei ein paar Minuten vor Beginn des Meetings im Raum, dann kannst Du Dich kurz sammeln. Außerdem bist Du ein Vorbild für Deine Kollegen: Bist Du pünktlich, sind sie es auch und das Meeting kann pünktlich und ohne Störungen von Nachzüglern starten. Ist der Raum gelüftet? Frische Luft macht so viel aus, gerade wenn viele Leute da sind, denn niemand sitzt gerne in einem stickigen Meetingraum. Musik hat sowohl einen Einfluss auf Deinen Zustand und das Umfeld. Mach doch einfach mal vor dem Meeting eine motivierende Playlist an und schau, wie die Musik auf Dich und Deine Kollegen wirkt.

Das waren unsere Top 7 Tipps für ein erfolgreiches Meeting. Was ist für Dich noch essenziell und sollte in dieser Liste ergänzt werden?